Reuniones virtuales

En muchas ocasiones (y cada vez más) necesitamos organizar reuniones virtuales y compartir documentos o pantallas con otros miembros del equipo. También suele ocurrir que unos tienen documentos guardados en Dropbox, otros en Drive, en su ordenador o en su Tablet y se pierde más tiempo en buscar la herramienta común que en la reunión en sí. Tampoco es fácil ponerse de acuerdo en qué herramienta utilizar, ya que unas nos ofrecen unas ventajas que otras no tienen y en función del trabajo que vayamos a desarrollar será más conveniente usar una u otra.

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¿En qué aspectos debemos fijarnos antes de seleccionar una herramienta?

– Lo primero que tenemos que hacer es conocer el nivel de los usuarios con los que nos vamos a reunir para buscar una herramienta acorde a sus conocimientos o aquella con la que la curva de aprendizaje sea fácil.

– Saber qué tipo de trabajo vamos a realizar, cuánta gente va a estar implicada y qué grado de confidencialidad tendrá la reunión.

– Si el tipo de información que vamos a compartir puede ser pública o privada, ya que algunas herramientas en su versión gratuita sólo permiten páginas públicas y otras tienen un límite de páginas privadas. En el caso de las páginas públicas existe un cierto grado de privacidad, ya que sólo se tendrá acceso a la información si se conoce la URL exacta, la cuál suele contener caracteres de difícil acceso. De todas formas, una vez terminada la reunión siempre se puede borrar la información que se haya escrito o adjuntado.

– Si en la reunión vamos a necesitar hablar o basta con chatear a través de texto, compartir documentos, escribir un texto de forma conjunta, corregir archivos, ver las pantallas del ordenador de otros miembros del equipo…o todas esas funcionalidades juntas.

– Si todos los participantes van a estar conectados a través de un ordenador, móvil o tablet, así como o el sistema operativo, con el fin de conocer las limitaciones de cada uno de los dispositivos.

Todas estas tareas le corresponden al promotor de la reunión, que será el encargado de seleccionar herramienta, invitar a los usuarios a darse de alta, explicar funcionamiento, fijar el día y hora del encuentro y dinamizar la reunión.

Caso práctico

Una de las herramientas que reúne varias de las funcionalidades que hemos enumerado anteriormente es Realtimeboard. Como su propio nombre indica, puedes crear ‘pizarras virtuales’ (espacios en blanco), invitar a gente a esos espacios, chatear, hablar y colaborar con ellos en tiempo real.

Realtimeboard

Realtimeboard

Lo interesante de esta herramienta es que podemos usarla como si se tratara de una pizarra tradicional, es decir, que sobre una superficie en blanco podemos hacer dibujos, esquemas, adjuntar documentos y hacer anotaciones sobre el archivo o imagen, pero también guardar las pizarras como pdf, como imágenes, compartir el link de la pizarra con otras personas, sincronizar los documentos de nuestro Drive…

Aunque las posibilidades son infinitas, os damos algunas ideas de qué podemos hacer con Realtimeboard:

  • Corregir trabajos añadiendo anotaciones sobre el documento o imagen sin necesidad de modificar el contenido del archivo.
  • Hacer un brainstorming (lluvia de ideas) con los miembros del equipo y posteriormente guardar esas anotaciones en pdf y descargarlo a nuestro dispositivo.
  • Crear presentaciones (tipo Power Point) con los documentos que hayamos compartido con el resto del equipo.
  • Insertar plantillas de desarrollo de proyectos para definir contenido del mismo.
  • Crear organigramas y distribuir tareas de un proyecto

Además, todo el contenido que insertemos en cada pizarra lo podremos guardar, descargar, compartir en redes e incluso incrustarlo en una web (versión Pro de pago).

En nuestro taller de Trabajar en la nube profundizaremos en esta y otras herramientas.

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